Document Control Management System
Pengelolaan dokumen merupakan bagian penting dalam operasional organisasi, baik di sektor swasta maupun pemerintahan. Document Control Management System (DMS) membantu organisasi mengelola dokumen sepanjang siklus hidupnya—dari pembuatan, peninjauan, persetujuan, distribusi, hingga pengarsipan. Pengelolaan dokumen yang terstruktur sangat diperlukan untuk mendukung efisiensi kerja, menjaga konsistensi informasi, serta memenuhi tuntutan kepatuhan terhadap standar manajemen seperti ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, SMK3, dan lainnya.
Dengan sistem dokumentasi yang baik, organisasi dapat menghindari dokumen yang tercecer, versi ganda, atau informasi yang tidak akurat. Selain itu, sistem ini mempermudah pelacakan dokumen, mempercepat proses kerja, dan memastikan hanya dokumen yang valid yang digunakan. Pelatihan ini bertujuan untuk membekali peserta dengan pemahaman dan keterampilan dalam mengelola dokumen secara sistematis, efisien, dan terintegrasi dalam lingkungan kerja mereka.
Tujuan
Pelatihan ini bertujuan memberikan pemahaman kepada peserta mengenai pengelolaan dokumen yang efektif dan sesuai standar, mulai dari pengaturan alur dokumen, pengendalian revisi, distribusi, hingga pengarsipan. Peserta akan mampu menerapkan sistem dokumentasi yang tertib dan siap mendukung kegiatan audit, monitoring, serta kelancaran proses kerja harian.
Sasaran
1. Memahami fungsi dan prinsip dasar Document Control Management System.
2. Mampu mengidentifikasi jenis-jenis dokumen dan pengelolaannya.
3. Mengetahui tahapan siklus hidup dokumen dari awal hingga arsip.
4. Mengelola pengendalian revisi dan distribusi dokumen dengan baik.
5. Menyusun dan menyimpan dokumen secara sistematis dan mudah ditelusuri.
6. Menjaga konsistensi dokumen sesuai standar yang berlaku (ISO, SMK3, dll).
7. Meningkatkan efisiensi dan kecepatan kerja melalui sistem dokumentasi yang rapi.
8. Mampu menggunakan sistem dokumentasi manual maupun elektronik (digital).
1. Pemahaman dasar ISO 30301 tentang sistem manajemen
arsip dan dokumen.
2. Peran dan tanggung jawab petugas pengelola dokumen.
3. Prosedur penomoran, pengkodean, dan identifikasi dokumen
serta rekaman.
4. Langkah-langkah pengendalian dokumen agar terjamin
keabsahan dan keamanannya.
5. Tata kelola rekaman untuk memastikan ketersediaan dan
keakuratan data.
6. Penanganan dokumen digital (soft copy) secara aman dan
sistematis.
7. Penyusunan, pemeliharaan, dan pembaruan Daftar Induk
Dokumen.
8. Proses revisi serta perbaikan dokumen untuk menyesuaikan
kebutuhan organisasi.
9. Strategi dan tips sukses dalam implementasi sistem
pengendalian dokumen
Pelatihan ini akan dipandu oleh praktisi dokumentasi dan sistem manajemen mutu yang telah berpengalaman dalam pengembangan dan implementasi Document Control di berbagai jenis organisasi. Instruktur akan membimbing peserta secara praktis melalui studi kasus dan simulasi, sehingga mudah dipahami dan dapat langsung diterapkan di tempat kerja.
