Standard Operating Procedure (SOP) Writing & Improvement
Dalam lingkungan kerja yang kompleks dan dinamis, setiap organisasi dituntut untuk memiliki sistem kerja yang terstandar, terdokumentasi, dan mudah diterapkan oleh seluruh lini operasional. Salah satu komponen penting untuk mencapai hal tersebut adalah keberadaan Standard Operating Procedure (SOP). SOP merupakan dokumen yang merinci langkah-langkah operasional secara sistematis, yang berfungsi sebagai panduan pelaksanaan pekerjaan, pengendalian mutu, serta alat komunikasi lintas unit kerja. Dengan SOP yang baik, organisasi dapat memastikan bahwa setiap proses berjalan secara konsisten, akuntabel, dan sesuai standar yang ditetapkan.
Keberadaan SOP menjadi sangat krusial, terutama dalam menghadapi tantangan seperti pembukaan unit/cabang baru, rotasi karyawan, perubahan teknologi, hingga tuntutan efisiensi operasional. SOP yang tersusun rapi dan aplikatif akan memudahkan proses onboarding, menjaga kualitas layanan atau produk, serta meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi. Tidak hanya itu, SOP juga berfungsi sebagai alat evaluasi dalam audit internal dan eksternal, serta menjadi dasar dalam sistem manajemen mutu yang berkelanjutan.
Sayangnya, di banyak organisasi, SOP sering kali hanya dijadikan dokumen formalitas yang tidak sepenuhnya dipahami atau diterapkan oleh pelaksana di lapangan. Beberapa SOP disusun tanpa analisis proses yang tepat, tidak diperbarui secara berkala, atau disusun dengan bahasa yang tidak operasional. Akibatnya, SOP menjadi tidak efektif dalam mendorong efisiensi dan justru menimbulkan kebingungan dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari.
Pelatihan ini dirancang untuk menjawab tantangan tersebut, dengan membekali peserta pemahaman dan keterampilan praktis dalam menyusun, merevisi, dan mengembangkan SOP yang efisien, relevan, dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Melalui pendekatan yang sistematis dan berbasis praktik lapangan, peserta akan mampu menghasilkan dokumen SOP yang tidak hanya tertulis dengan baik, tetapi juga benar-benar dapat digunakan dan diterapkan untuk mendukung kinerja organisasi secara keseluruhan.
Tujuan
Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan kemampuan peserta dalam menyusun serta menyempurnakan dokumen SOP secara sistematis, jelas, dan aplikatif. Peserta akan memahami prinsip-prinsip dasar penyusunan SOP, tahapan pembuatannya, serta teknik perbaikan SOP agar tetap relevan dengan kebutuhan operasional dan perkembangan organisasi. Diharapkan, peserta dapat mengembangkan SOP yang mampu mendukung efisiensi kerja, keseragaman layanan, dan pencapaian standar mutu secara konsisten.
Sasaran
1. Memahami fungsi, manfaat, dan kedudukan SOP dalam sistem manajemen organisasi.
2. Mampu menyusun SOP yang sistematis, ringkas, dan mudah dipahami oleh pengguna di berbagai level.
3. Mengetahui struktur dan elemen penting dalam dokumen SOP (judul, tujuan, ruang lingkup, definisi, prosedur, flowchart, dll).
4. Mampu melakukan evaluasi dan revisi SOP berdasarkan analisis kebutuhan dan perubahan proses kerja.
5. Meningkatkan kemampuan menyelaraskan SOP dengan standar mutu, kebijakan internal, dan regulasi yang berlaku.
6. Mengembangkan keterampilan menyusun flowchart dan diagram alir untuk mendukung visualisasi proses kerja.
7. Mendukung terciptanya budaya kerja berbasis sistem yang konsisten dan terdokumentasi dengan baik.
1. Konsep perusahaan sebagai business entity dan praktik
bisnis sehat.
2. Hubungan organisasi, people, dan business process.
3. Strategi dan kebijakan sebagai dasar SOP.
4. Mendesain SOP melalui evaluasi fungsi.
5. Penyusunan dan penulisan SOP.
Jenis dan penyajian SOP.
6. Teknik dan kiat penulisan SOP.
7. Pengembangan tim penyusun dan revisi SOP.
8. Mekanisme sosialisasi, uji coba, monitoring, revisi, dan
pengesahan SOP.
9. Contoh SOP berbagai fungsi, baik parsial maupun
terintegrasi.
Pelatihan ini akan dibawakan oleh instruktur yang berpengalaman dalam penyusunan dan pengembangan Standard Operating Procedure (SOP) di berbagai jenis organisasi. Instruktur merupakan praktisi dan konsultan manajemen yang telah terlibat dalam berbagai proyek perancangan sistem operasional dan dokumentasi prosedur kerja. Dengan pendekatan yang interaktif dan berbasis pengalaman lapangan, instruktur akan membimbing peserta untuk memahami prinsip penyusunan SOP secara menyeluruh serta mampu mengaplikasikannya secara efektif di lingkungan kerja masing-masing.
